転職先が決まったら、今の会社を円満退職したいですよね。
その時に必ず必要なのが引継ぎです。
自分が辞めた後に後任の人が困らないためにも、退職をスムーズにするためにも、引継ぎはしっかりとしておきたいところです。
今回は、退職前にしておきたい上手な引継ぎの仕方をご紹介します。
引継ぎの流れ
退職日が決まったら、自分の仕事の引継ぎを始めましょう。
①業務内容のリストアップ
まずは、自分の担当業務をリストアップしておきます。
この時、業務の発生頻度と業務時間の目安も一緒に記入しておくと、後々引継ぎのスケジュールを組みやすくなります。
業務を可視化することで、自分以外にも業務についてわかる人がいるのか、自分にしかわからない業務なのかということもわかり、引継ぎ漏れを防ぎます。
②上司と引継ぎについての話し合いをする
自分の担当業務のリストアップが終わったら、次は上司と引継ぎについての面談をしましょう。
引継ぎ先は、業務内容や体制によって変わるので、必ず上司と相談して決めます。
引継ぎ方法は、同じ部署の人に引き継ぐだけでなく、新しく人を採用する、業務内容を整理し引継ぎ内容を減らす、細分化して別部署に引き渡すなど様々です。
どの業務を、いつまでに、誰に引き継ぐのかをよく話し合いましょう。
③引継ぎスケジュールを調整
上司との面談では、引継ぎのスケジュールも調整しておきましょう。
自分の残っている有給休暇の消化の都合などを考え、最終出社日の希望を伝えます。
特に、社外の顧客やパートナーに引継ぎが必要な場合は、その旨もきちんと伝えておきましょう。
引継ぎ先の都合がつかないなど、最終出社日に引継ぎが間に合わない場合、退職日を伸ばしてくれないかと頼まれることもあるかもしれません。
引継ぎが間に合わない場合を想定して、事前にわかりやすいマニュアルを作るなどの準備を念入りにしておきましょう。
また、万が一やむを得ず退職日を伸ばす場合、転職先の企業に入社日の相談をすることを忘れずに。
引継ぎ資料作成のポイント
では、次に引継ぎ資料を作成する上でのポイントをお伝えします。
業務をリストアップし、一覧にする
決まったサイクルや定型化されている業務は一覧にしておきましょう。
簡単な業務内容や期限、納品物などまとめて表にしておくとわかりやすいです。
イレギュラーが起こった場合の対応や関係先なども一緒に記載しておくと親切でしょう。
営業の場合は顧客リストの作成も
営業職など、顧客を担当している場合は顧客リストもあわせて作成しておきましょう。
もし、必要な申し送り事項があれば一緒に記載してください。
後任の引継ぎの挨拶が必要な場合、これまでの挨拶や感謝を伝え、何を、いつまでに、誰が担当するのかも伝えましょう。
名刺や資料は、忘れずに後任の人に渡します。
ファイル・フォルダをわかりやすくしておく
業務に必要なファイルやデータは、後任の人が見てもわかりやすいようにしておきましょう。
保存場所だけでなく、フォルダ名など一目でみてわかるようにしておくと尚良しです。
余裕があれば後任と一緒に業務をやってみる
もし退職日までに余裕があれば、後任の人と一緒に業務をやってみるのが一番確実です。
口頭説明や資料を見るだけでは、どうしても不明点が出てきてしまうことがあります。
退職前に業務に関する疑問や不安をなくすことで、安心して退職することができるでしょう。
早めの引継ぎで円満退職を
ここまで退職前の上手な引継ぎ方法についてみてきましたが、いかがでしょうか。
退職を切り出すのが遅くなり、引継ぎが間に合わなくなると、残っている有給を消化するタイミングがなくなってしまったり、退職日までに間に合わずに退職後引き継いだ人に迷惑をかけてしまうことになります。
業務ごとに、引継ぎにどれくらい時間がかかるのかを計算し、自分も後任の人も困らないようにしておきましょう。