働き方改革や共働きの子育て家庭増加の傾向から、リモートワークが推奨されるようになってきました。
今回は、リモートワークを導入する前に知っておきたい基礎知識とメリット・デメリットをお伝えします。
リモートワークとは？
リモートワークとは、オフィスに出社せずに自宅やカフェなどの社外で仕事をすることです。
在宅勤務やテレワークなどもまとめてリモートワークと総称されることが多くなってきています。
育児や介護のための離職をリモートワークの活用により防ぐなど、働き方改革の一環として導入している企業もあります。
リモートワークのメリット
優秀な人材の確保
リモートワークのメリットの一つに、「優秀な人材の確保」があります。
育児や介護など、様々な事情で時間や住む場所に制約ができフルタイムで働くことが難しくなってしまった場合、リモートワークを導入すればその会社で働き続けることができます。
社員にとってもキャリアの継続が可能になりますし、企業も優秀な人材を失わないで済みます。
業務に集中できる
オフィスにいると、電話対応や周囲の人との会話など、業務を中断することがしばしばあります。
リモートワークではオフィスに出社する必要がないため、自分の業務に集中することができます。
また、リモートワークでは過程が見えず成果がすべてなため、より集中して業務に取り組むようになります。
通勤の負担がなくなる
毎日の通勤はストレスになるもの。
特に都心部やオフィスから家が遠い場合は、朝のラッシュの時間帯は非常に込み合いますし出社するだけで疲弊してしまいます。
リモートワークを導入すれば、通勤時間を節約できた分業務に早く取り組めたり、家庭やプライベートの時間にあてることができます。
また、レンタルオフィスなどに行く場合でもピークの時間帯からずらすことで、肉体・精神的負担を軽減できます。
オフィスの固定費削減
リモートワークの利用者が増えると、オフィスに固定席を作る必要がなくなります。
自席を固定しないフリーアドレス制を一緒に導入することにより、オフィス面積のを圧縮することができ、その結果光熱費などの固定費の削減につながります。
リモートワークのデメリット
コミュニケーションがとりにくい
リモートワークを導入すると、毎日顔を合わせることがなくなる可能性があります。
そうすると、ちょっとしたことが聞きにくかったり、雑談の機会が減少したりします。
コミュニケーション不足を解消するために、リモートワークを取り入れるときは定期的な顔合わせの機会を作る、チャットツールを導入するなどの対応をしましょう。
勤怠管理・評価が難しい
リモートワークでオフィス街で仕事をしていると、実際に仕事をしていなくてもわかりません。
反対に、成果でしか業務実態をあらわすことができないため、働きすぎてしまうこともあります。
このような勤怠管理の難しさと、成果でしか評価をはかりにくいという点がリモートワークのデメリットです。
セキュリティの危険性
リモートワークを行うことで、きちんと整備をしなければ情報漏洩の危険性が高まります。
データの共有方法や取り扱いのルール設定、セキュリティや社員のネットリテラシーの教育なども行う必要があるでしょう。
リモートワークを行う前に解決しておきたい課題
情報はデジタル化しておく
情報のデジタル化はリモートワークを利用する社員以外の業務効率化にもつながります。
滞りなく業務が行えるようにしておきましょう。
ペーパーレス化
会議を行う場合など、紙の資料を配布するのは難しいです。
資料を配布したい場合は、データで配布するか、プロジェクターの使用、各自ノートパソコンの持ち込みなどをする必要があります。
また、紙での提出が必要だった申請書なども、電子化しておくといいでしょう。
人事制度を見直す
リモートワークを利用して働いている場合、申請された時間が正確なものかどうかわかりません。
また、働き方が多様になると、今までと同じ評価基準を使用することが難しくなります。
新しい評価基準を設けるなど、人事制度を一度見直しましょう。
コミュニケーション手法を見直す
リモートワークで働いていると、社内での動きがわかりにくくなりますし、逆もまた然りです。
社員間のコミュニケーション不足を解消するために、チャットツールだけでなく社内SNSの導入や、定期的なコミュニケーションの場を作る、業務の流れがわかるようなソフトを導入するなどの対策を考えましょう。