会社では、入社してくる人もいれば、様々な理由で退職する人もいます。
会社としては残念ではありますが、退職する社員にとっては新しい出発です。
気持ちよく送り出すために、退職手続きはスムーズに行うことができるようにしておきましょう。
退職する社員から回収するもの
退職手続きを始める前に、社員から預かっておくべきものがありますので、忘れず回収しましょう。
退職願（届）
会社指定のフォーマットがある場合、それに記入し提出してもらいましょう。
所定の様式がない場合、便箋などに必要事項を記入してください。
直属の上司または総務・人事部など、会社のルールに従って回収します。
健康保険証
本人及び被保険者の保険証を回収しましょう。
また、高齢受給者証・健康保険特定疾病療養受給者証・健康保険限度額適用標準負担額認定証を交付している場合、そちらも忘れずにすべて回収してください。
貸与品
会社のPC、携帯電話、社員証、社章、制服など、会社から貸与しているものがあれば回収します。
退職所得の受給に関する申告書
退職金が発生する場合に必要です。
必要事項を本人に記入してもらい、預かりましょう。
会社が社員に確認しておくこと
必要なものの回収が終わったら、以下の3つの項目を退職する社員に確認しましょう。
離職理由
一身上の都合、いわゆる自己都合なのか、解雇などの会社都合なのかを確認しておきましょう。
社会保険の継続
退職後に、社会保険をどうするのかを確認しましょう。
もし退職の翌日から次の会社への就職が決まっている場合、その会社で社会保険に加入することになるので問題ありません。
もし再就職が決まっていない、少し休む期間にするなど次の就職までブランクがある場合、退職する社員とその家族は以下の3つの選択肢の中から決めなければなりません。
- 国民健康保険に加入する
- 現在の保険を任意継続にする
- 家族の健康保険に被扶養者として加入する
国民健康保険に加入する場合、資格喪失後14日以内に本人が各市町村で手続きをする必要があります。
また、任意継続の被保険者となる場合、資格喪失後20日以内に本人が現在の保険の資格取得届を提出しなければなりません。
上記のように期限が決められているため、遅延しないようにスムーズに手続きを進めることを意識してください。
住民税の徴収方法
退職日によって、対応が変わるのが住民税です。
- 1月1日から4月30日まで
…残りの住民税を一括徴収 - 5月1日から5月30日まで
…通常通り給与から徴収 - 6月1日から12月31日
…普通徴収に切り替える、残りをすべて一括徴収にする、次の会社で特別徴収にする のいずれかを選択
会社が発行する書類
上記3つの項目を本人から確認出来たら、それに基づいて必要な書類を発行・交付していきます。
退職証明書の交付
様式は自由で、退職者が求めた場合のみ発行します。
雇用保険被保険者証の交付
雇用保険被保険者証は、入社後本人に渡す会社と、退職時に渡す会社があります。
もし会社が保有している場合は交付してください。
健康保険・厚生年金被保険者資格喪失証明書の発行
退職後、国民健康保険や次の会社の保険に加入する場合に必要なので、本人に渡しましょう。
健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届出の提出
会社は、所管の年金事務所または健康保険組合に、退職者本人から回収した以下の書類を添付し届け出てください。
- 健康保険証
- 高齢受給者証
- 健康保険特定疾病療養受給者証
- 健康保険限度額適用標準負担額認定証
雇用保険被保険者離職証明書の提出
所管のハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届と、離職理由のわかる資料を添付し届け出てください。
雇用保険被保険者離職票の送付
もし、次の就職先が決まっている場合は離職票の発行はしません。
本人がハローワークへ求職を申し込む際に必要な書類なので、求められた場合本人に送付しましょう。
給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届の提出
退職月の翌月の10日までに市町村の税務課に提出してください。
もし提出がない場合、特別徴収が継続したままになってしまうので、納税額が不足していると督促状が届くこともありますので注意しましょう。
源泉徴収票の発行
退職日から1カ月以内に発行し、本人に渡してください。
次の就職先に提出、もしくは本人が自分で確定申告をする際に必要となります。
漏れのないようチェックを
以上が退職の手続きの流れでした。
必要な書類など、たくさんありますので、事前に知識として頭の中に入れておき、必要なときに期限に遅れたり漏れがないようにしましょう。