毎年企業が発行している源泉徴収票。
しかし、たまに源泉徴収票をなくし再発行できないか、と質問が来ることがあります。
そんな時、担当者はどのような対応をしたらいいのでしょうか？
今回は、源泉徴収票の再発行について解説します。
なぜ源泉徴収票が必要？
毎年発行している源泉徴収票ですが、なぜ必要なのかをご存知ですか？
源泉徴収票は、わかりやすくいうと「1年間の所得証明」です。
確定申告は源泉徴収票をもとに行われ、1年分の所得税が計算されます。
そのため、源泉徴収票を発行しなければ、確定申告の際に、税務署に「会社が源泉徴収票を発行してくれない」と伝わってしまうこともあり、税務署からの印象も悪くなります。
源泉徴収票の再発行を請求された時に担当者がとるべき対応
では、実際に源泉徴収票の再発行を請求された場合、担当者はどのような対応をとるべきなのでしょうか。
正解は、「請求通り再発行をする」です。
この対応は、再発行請求が何回目だったとしても変わりません。
源泉徴収票の再発行に回数制限はないため、従業員が何度も紛失し再発行を請求してきても、それに対応する必要があります。
担当者が再発行をしなかった場合
従業員から源泉徴収票の発行を請求されたにもかかわらず、対応しなかった場合、所得税法では懲役1年以下、または20万円以下の罰金刑となります。
たまに、「源泉徴収票の再発行依頼は受け付けていません」という担当者もいますが、それは間違いです。
会社が源泉徴収票を発行するのは義務なので、請求されて「面倒だな」と思ったとしても必ず再発行手続きをしてください。
担当者は、源泉徴収票の再発行請求にそなえてパソコン上に源泉徴収票のデータを保存しておくことをおすすめします。
1つのフォルダにまとめておけば、いざ再発行請求が来た時も手間なくスムーズに処理することができるでしょう。
まとめ
・源泉徴収票は確定申告の際に必要
・従業員から再発行を請求された場合、何度でも対応する必要がある
・再発行請求に応じなければ罰せられる
源泉徴収票は従業員・企業どちらにとっても大切なものです。
いつ、誰から再発行の請求がきても対応できるよう、担当者は簡単に発行できる仕組みをつくっておきましょう。