新卒採用をする際に、説明会を最初に実施する企業が多いと思います。
しかし、せっかく説明会参加の申し込みが来ても、当日無断キャンセルされてしまうことも…。
今回は、説明会の無断キャンセルを少なくするための方法をお伝えします。
方法①前日に出席確認をする
前日の出席確認は、無断キャンセルを防ぐための基本です。
電話やメールなど方法は違えども、多くの企業がやっているのではないでしょうか。
この方法では、メールよりも電話で確認をとったほうが無断キャンセル率は下がります。
もし電話がつながらなかった場合は、リマインドメールを送っておきましょう。
方法②友人を連れてきてもらう
方法①との合わせ技ですが、電話やメールで「もしよろしければぜひご友人もお誘いの上お越しください」と伝えておくと、無断キャンセルをされてしまった場合でも人数を補うことができます。
もし無断キャンセルが多く防げないと悩んでいる場合、一度試してみると良いでしょう。
方法③学校の近くで説明会を開催
どんなにいい会社・オフィスでも、あまりに距離が遠いと学生は行く気を失ってしまいます。
そのため、もしオフィスが少しわかりづらい・来にくい場所にある場合、オフィス外の大学に近い場所で説明会を行うといいでしょう。
ターゲットとする学校の近くで説明会を開催すれば、学生も呼び込みやすくなりキャンセル率が下がるのも防げます。
方法④交通費を支給する
説明会会場までの交通費を支給するという方法も無断キャンセルを防ぐのに有効です。
実費で渡すと計算が大変なため、クオカードなどで一律料金にすると手間もほとんどかかりません。
また、もし飲食業界や小売業界であれば、自社商品を「お土産」として渡すと、無断キャンセル率を下げるほかにも印象が良くなります。
方法⑤説明会の開催時期を調整する
多くの企業は平日の昼間に説明会を開催します。
他社の説明会や選考と日程が重なるほど、キャンセル率が高くなってしまいます。
あえて土日や夜の時間帯に開催することで、他社の説明会とかぶらないように工夫してもいいでしょう。
方法⑥説明会の予約時期を調整する
説明会の予約開始時期も無断キャンセル率に大きく関わってきます。
先の予定はまだわからないことが多いため、2，3カ月先の説明会の予約を入れていても、もしほかに重要な用事が入ってしまえばキャンセルされてしまいます。
予約開始の時期は、一般的に2～3週間前がいいといわれています。
方法⑦予約人数を調整する
どんなに工夫をしても、無断キャンセルを完全に防ぐのは難しいもの。
そこで、あらかじめ無断キャンセル率を予測し、多めに予約の枠をとっておくという方法もあります。
ただし、無断キャンセルが見込みよりも少なく、席が足りなくなる可能性もありますので注意しましょう。
方法⑧説明会を開催しない
あまりにも無断キャンセル率が高い場合、「会社説明会を開催しない」という選択肢もいれておきましょう。
説明会を開催する代わりに、採用ホームページを充実させる、webで説明会を動画で流すなどの工夫をすれば、時間のない学生にも見てもらうことができます。
いきなり選考から始めることになりますが、学生にとって選考は説明会よりもキャンセルするハードルが高いです。
この方法をとるときは、面接のときに軽く会社説明をすることをおすすめします。
無断キャンセルへの対策をしよう
以上、8つの方法をご紹介しました。
無断キャンセルを完全になくすことは難しいですが、対策をすることによって少しでも減らしていきましょう。